Luego de concretar el pasaje de una cultura organizacional centrada en el papel a una enfocada en lo electrónico, el Gobierno porteño dio un paso más en el proceso de modernización de la gestión encarado a partir de 2009, cuando comenzó a implementarse la ley N° 3.304 de Modernización de la Administración Pública.
Como muestra de ello, a partir de 2017 puso en marcha la digitalización del Archivo General de la Ciudad de Buenos Aires.
Se trata de una iniciativa que le permitió a la Ciudad preservar más de 6.500.000 documentos públicos desde sus comienzos en 2018 y ahorrar cerca de diez millones de dólares al erario público.
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“Esta iniciativa forma parte de nuestra visión de una ciudad inteligente y sostenible, donde la tecnología y la innovación se ponen al servicio de la ciudadanía”, expresó el jefe de Gobierno porteño, Jorge Macri y es un proyecto impulsado por la Secretaría Legal y Técnica que encabeza Leticia Montiel.
La movida representa “una nueva gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar, indexar y gestionar los documentos”, según adelantaron desde las oficinas de la sede comunal.
Ubicado en el barrio de Parque Patricios, en la calle Los Patos 2151, el proyecto cuenta con una dotación de sesenta trabajadores especializados que gestionan y conservan documentos de interés para los porteños tales como, expedientes, legajos de empleados, de docentes, planos de obras públicas y de habilitaciones, libros de educación, títulos de estudio secundario, Actas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, entre otros, como el primer Boletín Municipal de Buenos Aires o las Partidas de Nacimiento de Charly García y José Luis Borges.
El Archivo General de la Ciudad de Buenos Aires constituye una unidad administrativa encargada de brindar herramientas y lineamientos archivísticos a todos los archivos del Gobierno. Por otra parte, también ofrece servicios documentales que permiten gestionar la información y garantizar la conformación y preservación de la memoria histórica e institucional.
“ArchiBA es mucho más que un proyecto de digitalización; es un compromiso con la modernización y la transparencia en la gestión pública. Desde que iniciamos esta iniciativa, hemos trabajado para garantizar que la información pública esté accesible, protegida y organizada de manera eficiente, asegurando que cada documento preserve su valor histórico y administrativo. Con más de 116 millones de imágenes digitalizadas y un ahorro significativo en recursos, estamos demostrando que la innovación y la sostenibilidad pueden ir de la mano”, aseguró Montiel a PERFIL.
Al digitalizar la información y depurar el papel, el Gobierno porteño redujo la cantidad de residuos papeleros, promoviendo la reutilización y reciclaje de materiales. A la fecha, se depuraron alrededor de 84 toneladas de papel, lo que representa un avance enorme en la gestión administrativa, y en términos financieros, el proyecto significó un ahorro de más de 10 millones dólares desde su inicio a la fecha.
Desde el inicio del proyecto hasta la actualidad se migraron más de 157 mil cajas y se digitalizaron más de 116 millones de imágenes. Estas actividades fueron planificadas tras un diagnóstico sobre las necesidades que tenía el Gobierno porteño en materia de archivo y digitalización y un estudio de la oferta en servicios y soluciones que ofrecían las empresas del sector de gestión documental.
Con ese análisis, se elaboró un proyecto integral alineado con los objetivos estratégicos de la Secretaria y de la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, se definieron los recursos, las prioridades y los espacios necesarios para llevarlo a cabo. Desde ese momento, el proyecto avanza y se destacan, por ejemplo, durante el período 2019-2021, la adquisición de nuevos escánner de alta productividad y calidad, la generación del nuevo nivel en la Nave I, lo que permitió aumentar la capacidad de almacenamiento a más de 150 mil cajas.
Durante el 2022, se aportó al proyecto un nuevo eje de trabajo, como lo es la gestión sostenible.
Con esa premisa se propició una nueva regulación, la Resolución N°228-Seclyt/22, que permitió la migración de nuevas cajas al Archivo de la Ciudad de Buenos Aires y la depuración de más de 500 mil documentos para el año 2023.